A gestão de documentos consiste em uma área da administração voltada ao uso, produção e organização de documentos, de modo que as informações fiquem disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos.

A GED é a organização desses arquivos em meio eletrônico, com praticidade e eficácia, condensando as informações em formato digital e automatizando os processos burocráticos envolvidos na sua gestão.

Na prática, trata-se de um conjunto de tecnologias para gerar, arquivar, enviar, compartilhar e localizar documentos digitais ou digitalizados.

Documentos corporativos podem ser arquivos de qualquer natureza — administrativa, financeira, jurídica, informativa e educacional —, que fazem parte do patrimônio de uma empresa.

É fundamental preservar a integridade desse material, bem como assegurar o acesso a informações pertinentes nos processos decisórios diários e na garantia de direitos e deveres.

Um gerenciador eletrônico de documentos não só garante o armazenamento seguro das informações corporativas, mas também a rápida localização de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, formulários, propostas comerciais, contratos, entre outros.

Um sistema de gestão eletrônica de documentos funciona como um conjunto de módulos interligados que permite o gerenciamento de maneira integrada, considerando arquivos de diversas origens e formatos, como pdf, planilhas, imagens, arquivos de texto etc.

Basicamente, o GED é usado transformar o legado documental de uma empresa em informações relevantes para o seu dia a dia, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasada em dados reais. Dessa maneira, podemos citar como os seus principais objetivos:

- permitir o acesso a documentos e informações de forma ágil e precisa;
- fornecer transparência aos atos administrativos;
- acelerar o processo decisório;
- controlar o fluxo documental e a organização dos arquivos;
- normatizar processos de classificação, avaliação, transferência, guarda e eliminação de documentos;
- racionalizar a produção de documentos;
- preservar o patrimônio documental, de guarda permanente.

Documentos fazem parte de praticamente todos os processos em uma empresa, envolvendo diversos setores. Por isso, os impactos da gestão eletrônica de documentos são inúmeros, beneficiando o cotidiano dos funcionários e influenciando o resultado final dos negócios.

Um bom sistema GED reduz consideravelmente a necessidade de guarda de documentos em papel, o que traz ganho de tempo e espaço.

Como a maioria dos documentos deve ser guardada por cinco anos, a demanda por espaço para armazenamento pode se tornar um problema para a empresa.

Ainda segundo a ABGD, gestores perdem até 4 semanas por ano buscando informações nesses enormes arquivos físicos. Com a GED, os usuários acessam os documentos de forma rápida e segura, em função da rastreabilidade das informações.

Além do ganho de tempo, que naturalmente impacta na produtividade, liberando o colaborador para tarefas mais relevantes e estratégicas, o GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.

A mesma informação ou documento pode ser acessado por diferentes usuários em locais distintos, otimizando o fluxo operacional nas empresas. Além disso, há a facilidade de impressão e acesso remoto.